Rechtliches
Datenschutz & Datenverarbeitung
Stand: 16. September 2026 · Hinweisversion 3
Verantwortliche und Kontakt
Orena ist ein Produkt unter der Marke Ernst Systems. Ernst Systems ist eine Geschäftsbezeichnung von Isabel Ernst, handelnd unter „Capacity Leadership Coaching“. Anbieterin und Vertragspartnerin: Isabel Ernst, Möhnestraße 5, 79238 Ehrenkirchen, Deutschland. E-Mail: hello@ernst-systems.com. Co-Founder, Konzeption, Produktentwicklung und technische Leitung: Heiko Ernst.
Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Orena-iPhone-App, die auf dem gekoppelten Käufer-Mac ausgeführte Orena-Software sowie die für Kopplung, Updates und die ausdrücklich aktivierten Funktionen erforderlichen Datenverarbeitungen.
Diese Website
Beim Aufruf von www.ernst-systems.com verarbeitet unser Hosting-Anbieter STRATO technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben, um die Website auszuliefern und abzusichern (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Website setzt keine Cookies und kein Tracking ein. Deine Sprachwahl wird nur lokal in deinem Browser gespeichert. Schriftarten werden von Google Fonts geladen; dabei wird deine IP-Adresse an Google übermittelt. Wenn du uns per E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b bzw. f DSGVO), und löschen sie, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden.
Wie Orena arbeitet
Chats, Erinnerungen, Aufgaben, Dateien und Verbindungsdaten liegen grundsätzlich lokal auf deinem gekoppelten Mac. Die iPhone-App dient als verschlüsselte Bedienoberfläche für diesen Mac. Ernst Systems betreibt keinen zentralen Speicher für deine Orena-Inhalte und hat keinen Zugriff auf Gespräche, Dateien, Kontakte oder Aufgaben.
Verarbeitete Daten
Abhängig von deiner Nutzung verarbeitet Orena Eingaben und Chatverläufe, Aufgaben und Erinnerungen, von dir bereitgestellte Dateien und Bilder, Sprach-Audio während eines Sprachdialogs, einen optionalen mathematischen Stimmvektor, den zuletzt gemeldeten Standort, technische Kopplungs- und Verbindungsdaten sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten. Beim Updateabruf können IP-Adresse, Zeitpunkt und verwendete Version anfallen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der von dir angeforderten Orena-Funktionen und zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheits-, Fehler- und Missbrauchsschutzmaßnahmen beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit eine Funktion ausdrücklich deine Einwilligung verlangt, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlage.
Cloud-KI-Verarbeitung
Für KI-Antworten übermittelt dein Mac die jeweilige Eingabe und nur die dafür ausgewählten relevanten Gedächtnisinhalte an Google Gemini oder Anthropic. Sprachdialoge übertragen zusätzlich Mikrofon-Audio an Google Gemini. Du verwendest hierfür die für deine Installation eingerichteten API- und Cloudkonten. Ohne Cloud-KI-Verarbeitung kann Orena keine KI-Antworten oder Live-Sprachdialoge bereitstellen. Deine Einwilligung kannst du jederzeit unter Einstellungen → Rechtliches → Cloud-KI widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und beendet die cloudgestützten Funktionen.
Empfänger und eigenständige Dienste
Empfänger können – abhängig von der aktivierten Funktion – Google für Gemini, Anthropic für textbasierte KI-Verarbeitung, Apple für App-Verteilung, Push-Mitteilungen und Betriebssystemdienste sowie Cloudflare für den technischen Updateabruf sein. Für kundeneigene Konten gelten zusätzlich die unmittelbar zwischen dir und dem jeweiligen Anbieter vereinbarten Bedingungen. Daten werden nur übermittelt, soweit dies für die angeforderte Funktion erforderlich ist.
Drittlandübermittlungen
Google, Anthropic, Apple und Cloudflare können Daten auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA oder Kanada, verarbeiten. Eine Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer anderen gesetzlich zulässigen Grundlage. Einzelheiten ergeben sich zusätzlich aus den Datenschutzbedingungen des jeweils verwendeten Kontos und Anbieters.
Standort
Bei erteilter iOS-Berechtigung wird verschlüsselt nur der zuletzt gemeldete Standort auf dem gekoppelten Mac gespeichert. Es entsteht kein Bewegungsverlauf. Die Berechtigung kann jederzeit in den iOS-Einstellungen entzogen werden.
Stimmprofil
Das lokale Stimmprofil ist freiwillig. Die Sprechererkennung läuft auf dem Mac. Gespeichert wird ein mathematischer Stimmvektor, kein dafür aufgenommenes Roh-Audio. Das Profil dient ausschließlich der lokalen Sprecherzuordnung und Zugangssicherung und kann durch Widerruf gelöscht werden.
Speicherung und Löschen
Mikrofon-Audio wird nicht dauerhaft lokal gespeichert. Temporär übermittelte Dateien und Bilder werden nach der Analyse gelöscht. Es wird nur der zuletzt gemeldete Standort gespeichert; eine neue Meldung überschreibt ihn und ein Widerruf entfernt ihn. Chats und Orenas daraus gebildetes Gedächtnis bleiben auf dem gekoppelten Mac erhalten, bis du sie endgültig löschst oder der Verarbeitungszweck entfällt. „Aus Chatliste entfernen“ blendet einen Chat nur aus. „Endgültig löschen“ entfernt Transkript, Suchindex und sitzungsgebundenes Wissen. Sicherheitsprotokolle werden grundsätzlich nach 365 Tagen gelöscht. Gesetzlich erforderliche Nachweise können für ihre jeweilige Frist gesperrt aufbewahrt werden.
Datenhaltung und Zugriff
- Alle Orena-Inhalte liegen lokal beim Käufer.
- Wir haben keinen Zugriff auf Gespräche, Dateien, Kontakte oder Aufgaben.
- Käufer verwenden eigene API- und Cloudkonten.
- Die iPhone-App steuert nur den Mac des Käufers.
- Unser Cloudflare-Dienst verarbeitet beim Updateabruf höchstens technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und Version.
Deine Rechte
Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung deiner Rechte verwende Einstellungen → Rechtliches → Daten exportieren/löschen oder schreibe an hello@ernst-systems.com.
Beschwerderecht
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. Für die Anbieterin ist in Deutschland grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.
Pflicht zur Bereitstellung
Mikrofonzugriff, die Bestätigung der Vertrags- und Datenschutzhinweise sowie die erforderliche Cloud-KI-Verarbeitung werden benötigt, um Orenas Kernfunktionen bereitzustellen. Standort, Mitteilungen und lokales Stimmprofil sind nur für die jeweils bezeichneten Zusatzfunktionen erforderlich und können unabhängig verwaltet werden.
Automatisierte Entscheidungen
Orena erzeugt KI-gestützte Antworten und kann auf deine Anweisung Aktionen vorbereiten oder ausführen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.
KI-Hinweis
Orena ist eine KI-Assistentin. Antworten können Fehler enthalten. Bei Anrufen oder Nachrichten an Dritte muss Orena sich als KI kenntlich machen; Aufzeichnung oder Transkription erfolgt nur nach der erforderlichen Information und Zustimmung.
Änderungen
Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung oder der Datenverarbeitung wird eine neue Hinweisversion bereitgestellt. Soweit eine erneute Einwilligung erforderlich ist, fragt die App diese vor der weiteren Nutzung der betroffenen Funktion ab.
Daten exportieren/löschen
Einzelne Chats kannst du in der Chatliste endgültig löschen. Dabei werden Transkript, Suchindex und sitzungsgebundenes Wissen auf dem gekoppelten Mac entfernt.
Für einen vollständigen Datenexport oder ein vollständiges Löschersuchen wende dich an: